TIETOSUOJASELOSTE (01.06.2026)
1. Rekisterinpitäjä
Helsingin yliopiston kiinteistöpalvelut Oy (HY247)
PL 4, 00014 Helsingin yliopisto
Y‑tunnus: 2838529‑9
hy247-tietosuoja@helsinki.fi
2. Yhteyshenkilö
Tietosuojakoordinaattori: Joni Väisänen
hy247-tietosuoja@helsinki.fi
HY247 hyödyntää Helsingin yliopiston tietosuojavastaavaa:
tietosuoja@helsinki.fi
3. Selosteen soveltamisala
Tämä tietosuojaseloste koskee Helsingin yliopiston kiinteistöpalvelut Oy:n asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden, palvelujen käyttäjien sekä kampusalueella liikkuvien henkilöiden henkilötietojen käsittelyä.
Työntekijöiden henkilötietojen käsittelystä on laadittu erillinen tietosuojaseloste.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
4.1 Kiinteistö- ja ylläpitopalvelut
- Kiinteistöjen ylläpito ja huolto
- Palvelupyyntöjen käsittely
- Työtilausten hallinta Säilytysaika: asiakkuuden keston ajan + enintään 2 vuotta
4.2 Viestintä ja asiakasyhteydet
- Palveluviestintä
- Häiriö- ja turvallisuustiedotteet
- Yhteydenpito asiakkaisiin Säilytysaika: viestinnän tarpeen ajan, pääsääntöisesti enintään 2 vuotta
4.3 Taloushallinto ja sopimusasiat
- Laskutus ja maksuliikenne
- Sopimushallinta Säilytysaika: 6–10 vuotta (kirjanpitolainsäädäntö)
4.4 Turvallisuus ja tilavalvonta
- Kulunvalvonta
- Kameravalvonta
- Turvallisuuspoikkeamien selvittäminen Säilytysaika: 30–365 päivää järjestelmästä riippuen
5. Henkilötietoryhmät
- Nimi ja yhteystiedot
- Rooli tai organisaatio
- Palvelupyyntöihin liittyvät tiedot
- Kulunvalvonta- ja käyttöoikeustiedot
- Sopimus- ja laskutustiedot
- Järjestelmien lokitiedot
6. Oikeusperusteet
- Sopimus
- Lakisääteinen velvoite
- Oikeutettu etu
- Suostumus (rajatuissa tapauksissa)
7. Tietojen lähteet
- Rekisteröity
- Helsingin yliopiston järjestelmät
- Palvelujärjestelmät
- Turvallisuusjärjestelmät
8. Tietojen vastaanottajat
- Helsingin yliopiston yksiköt
- Palveluntarjoajat
- Viranomaiset
Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle ilman asianmukaisia suojatoimia.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:
- tarkastaa tiedot
- oikaista tiedot
- poistaa tiedot lain sallimissa rajoissa
- rajoittaa käsittelyä
- vastustaa käsittelyä
- tehdä valitus valvontaviranomaiselle
10. Oikeuksien käyttäminen
Pyynnöt tulee osoittaa ensisijaisesti: hy247-tietosuoja@helsinki.fi
11. Automatisoitu päätöksenteko
Ei käytetä.
12. Lisätiedot tietosuojasta
Lisätietoa Helsingin yliopiston tietosuojasta:
https://www.helsinki.fi/fi/tutustu-meihin/tietojen-kasittely-yliopistolla/tietosuoja